Case StudY – DOKUMENTEN MAnAGEMENT

Cloud DMS Plattform »VEGAS«

DER KUNDE

Bei diesem Kunden handelt es sich um eine große Unter­neh­mens­gruppe, die in verschie­denen Geschäfts­feldern, vorrangig im Bereich moderner elektro­ni­scher Zahlungs­systeme aktiv ist. Unser Kunde evaluiert regel­mäßig neue Geschäfts­mo­delle im Fintech-Umfeld und strebt Unter­neh­mens­grün­dungen an.

Das Projekt

Das Unter­nehmen sprach uns im Herbst 2015 an. Konkret ging es im ersten Schritt um die Analyse der bereits einge­setzten DMS-Lösung und die Konzeption einer neuen Cloud DMS Plattform.

Das Besondere am VEGAS-Projekt: Das Einsatz­sze­nario berück­sichtigt adäquat die komplexe Unter­neh­mens­struktur und die damit verbundene hohe Anzahl an Schrift­stücken.

Das zu entwi­ckelnde System sollte »State of the Art«-Technologien nutzen, um die gesteckten Ziele – Verschlag­wortung, Auffind­barkeit, Zugriffs­kon­trolle und Revisions­sicherheit – zu erreichen. Eine zentrale Rolle im gesamten Konzept der Plattform kam dabei der intui­tiven und effizi­enten Bedienung zu. Das System sollte in vollem Umfang per Tastatur nutzbar sein und dem Anwender Bedien­hilfen in Form intel­li­genter Auswahl­listen oder Favoriten bereit­stellen.

Die Entwicklung

Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir in ausführ­lichen Workshops die Anfor­de­rungen an das zu entwi­ckelnde System erarbeitet und anschließend schritt­weise verfeinert. Es entstanden konkrete Use-Cases, User-Stories und eine Roadmap mit Meilen­steinen für die Reali­sierung im Projekt. Die Machbarkeit des Gesamt­kon­zepts wurde in der anschlie­ßenden Research & Development Phase geprüft. Hierbei haben wir alle internen und externen Projekt­be­tei­ligten identi­fi­ziert sowie ihre Rollen, Verant­wort­lich­keiten und Zeitschienen geklärt.

Abstim­mungen während der Entwick­lungs­phase haben wir täglich, wöchentlich sowie nach Bedarf per Video­kon­ferenz und in persön­lichen Gesprächen durch­ge­führt. In sechs Monaten konnte unser Team – Entwickler aller benötigter Diszi­plinen sowie Fachper­sonal aus Quali­täts­si­cherung und Projekt­ma­nagement – die erste funkti­ons­fähige Version der browser­ba­sierten Anwendung (Minimum Viable Product) entwi­ckeln und in der Cloud-Umgebung des Kunden bereit­stellen.

Die Lösung

Unser Team hat eine Plattform entwi­ckelt, die es dem Kunden ermög­licht, seine internen Prozesse mit Dokumenten absolut effizient umzusetzen. Der gesamte Schrift­verkehr aller zur Gruppe gehörenden Unter­nehmen kann digital abgebildet und mit minimalem Perso­nal­einsatz durch­ge­führt werden – das Projektziel wurde in jeder Hinsicht erreicht.

WTL - Referenz - Multi-Company DMS Plattform "VEGAS"

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Mit fundiertem Know-how und einer Extra­portion techno­lo­gi­scher Neugier machen wir uns für unsere Kunden auf den Weg. Wir freuen uns, Sie kennen­zu­lernen.

 

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