Case StudY – DOKUMENTEN MAnAGEMENT
Cloud DMS Plattform »VEGAS«
DER KUNDE
Bei diesem Kunden handelt es sich um eine große Unternehmensgruppe, die in verschiedenen Geschäftsfeldern, vorrangig im Bereich moderner elektronischer Zahlungssysteme aktiv ist. Unser Kunde evaluiert regelmäßig neue Geschäftsmodelle im Fintech-Umfeld und strebt Unternehmensgründungen an.
Das Projekt
Das Unternehmen sprach uns im Herbst 2015 an. Konkret ging es im ersten Schritt um die Analyse der bereits eingesetzten DMS-Lösung und die Konzeption einer neuen Cloud DMS Plattform.
Das Besondere am VEGAS-Projekt: Das Einsatzszenario berücksichtigt adäquat die komplexe Unternehmensstruktur und die damit verbundene hohe Anzahl an Schriftstücken.
Das zu entwickelnde System sollte »State of the Art«-Technologien nutzen, um die gesteckten Ziele – Verschlagwortung, Auffindbarkeit, Zugriffskontrolle und Revisions­sicherheit – zu erreichen. Eine zentrale Rolle im gesamten Konzept der Plattform kam dabei der intuitiven und effizienten Bedienung zu. Das System sollte in vollem Umfang per Tastatur nutzbar sein und dem Anwender Bedienhilfen in Form intelligenter Auswahllisten oder Favoriten bereitstellen.
Die Entwicklung
Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir in ausführlichen Workshops die Anforderungen an das zu entwickelnde System erarbeitet und anschließend schrittweise verfeinert. Es entstanden konkrete Use-Cases, User-Stories und eine Roadmap mit Meilensteinen für die Realisierung im Projekt. Die Machbarkeit des Gesamtkonzepts wurde in der anschließenden Research & Development Phase geprüft. Hierbei haben wir alle internen und externen Projektbeteiligten identifiziert sowie ihre Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitschienen geklärt.
Abstimmungen während der Entwicklungsphase haben wir täglich, wöchentlich sowie nach Bedarf per Videokonferenz und in persönlichen Gesprächen durchgeführt. In sechs Monaten konnte unser Team – Entwickler aller benötigter Disziplinen sowie Fachpersonal aus Qualitätssicherung und Projektmanagement – die erste funktionsfähige Version der browserbasierten Anwendung (Minimum Viable Product) entwickeln und in der Cloud-Umgebung des Kunden bereitstellen.
Die Lösung
Unser Team hat eine Plattform entwickelt, die es dem Kunden ermöglicht, seine internen Prozesse mit Dokumenten absolut effizient umzusetzen. Der gesamte Schriftverkehr aller zur Gruppe gehörenden Unternehmen kann digital abgebildet und mit minimalem Personaleinsatz durchgeführt werden – das Projektziel wurde in jeder Hinsicht erreicht.
HALLO, WIR SIND WTL.
Mit fundiertem Know-how und einer Extraportion technologischer Neugier machen wir uns für unsere Kunden auf den Weg. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen.